lpmindustria.com – Sejak tanggal 28 Maret 2018, Politeknik STMI Jakarta telah memperbarui standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 menjadi ISO 9001:2015.

International Standard Organization (ISO) merupakan sistem pengelolaan manajemen yang penting digunakan dalam suatu lembaga atau instansi tertentu. “ISO penting diterapkan karena merupakan sistem manajemen pengelolaan dari institusi atau lembaga supaya pengelolaannya mengikuti standar Internasional,” ungkap Rochmi Widjajanti selaku tim persiapan perubahan ISO di Politeknik STMI Jakarta.

Politeknik STMI Jakarta saat ini telah melakukan perubahan terhadap ISO 9001:2008 menjadi ISO 9001:2015. Perubahan ISO juga diikuti dengan adanya perubahan jumlah klausul dan terdapat perbedaan pada masing-masing ISO tersebut. Pada ISO 9001:2008 terdapat delapan kalusul, sedangkan terdapat sepuluh klausul pada ISO 9001:2015. “Dua diantara sepuluh perbedaan yang terdapat di ISO 9001:2015, pertama adalah tidak mewajibkan adanya Manajemen Representatif (MR). MR biasa disebut oleh Politeknik STMI dengan nama Wakil Manajemen Mutu (WMM). Kedua yaitu adanya manajemen resiko,” ujar Emi Rusmiati selaku MR Politeknik STMI Jakarta.

Sertifikat ISO 9001:2015

Meskipun, tidak diwajibkan lagi adanya MR atau WMM pada ISO 9001:2015. Namun, Politeknik STMI tetap mempertahankan adanya WMM. “Pak Mustofa tetap mempertahankan bahwa MR perlu ada, karena siapa yang akan mengkoordinir ISO jika tidak ada MR-nya,” jelas Emi. Selain itu, dengan adanya manajemen resiko ini dilakukan dengan cara mengidentifikasi setiap proses bisnis yang ada. Misalnya, apabila dosen tidak mengajar, maka resiko atau dampak apa yang akan ditimbulkan dari permasalahan tersebut.

Dalam menerapkan ISO 9001:2015 dibutuhkan persiapan yang sangat intensif. Mulai dari pembentukan tim persiapan, penyusunan dokumen, melakukan audit internal, dan rapat tinjauan manajemen. “Tim persiapan terdiri dari 12 orang. Diantaranya ada saya sebagai MR, direktur, dan kepala unit lainnya,” ujar Emi. Kemudian, SAI Global yang merupakan lembaga sertifikasi ISO akan memberi tahu jadwal untuk melakukan audit pada Politeknik STMI Jakarta.

Beberapa kendala juga dihadapi pada saat proses pergantian ISO, seperti waktu pelaksanaan audit internal dan tinjauan manajemen yang sangat sempit, kesibukan kepala unit, dan masalah anggaran yang tersedia. “Sebenarnya saya mendapat jadwal dari SAI Global untuk datang ke STMI tanggal 2 Januari 2018. Namun, saya melakukan negosiasi karena di awal bulan anggaran kampus belum turun sehingga susah untuk melakukan kegiatan. Pada akhirnya mereka datang akhir bulan Januari 2018,” ungkap Emi. Setelah SAI Global melakukan audit, maka ditemukanlah beberapa permasalahan. “Temuannya ada yang bersifat majeure (perubahan besar) dan minor (perubahan kecil). Temuan yang bersifat majeure berkaitan dengan kurikulum. Namun, setelah tanggal 28 Februari 2018, permasalahan majeure tersebut telah selesai diperbaiki,” tambah Emi. Setelah itu, sertifikat ISO 9001:2015 dikeluarkan oleh SAI Global untuk Politeknik STMI Jakarta.

Politeknik STMI Jakarta berhasil menerapkan ISO 9001:2015 sebagai standar manajemen mutu, maka dari itu diperlukan pengawasan dalam pelaksanaannya. Rochmi menjelaskan bahwa bentuk pengawasan ada dari internal dan eksternal. Pengawasan internal dari orang-orang terpilih dan harus mengikuti kursus terlebih dahulu. Pengawasan internal dilaksanakan minimal setahun sekali. Sedangkan pengawasan ekstermnal dari SAI Global yang dilaksanakan setahun sekali.

Aliya Nur Fathiya

Leave a Reply

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *