lpmindustria.com – Politeknik STMI Jakarta telah membuat sistem administrasi pengajuan proposal TA hingga sidang secara online. Proses administrasi tersebut dapat dilakukan melalui website e-learning Politeknik STMI Jakarta.
Rabu (22/4) telah dilakukan sosialisasi dari manajemen kampus Politeknik STMI Jakarta mengenai kebijakan administrasi dalam pengajuan proposal Tugas Akhir (TA), seminar, dan sidang untuk mahasiswa tingkat akhir. Sosialisasi yang diadakan secara online ini dihadiri oleh perwakilan mahasiswa dari setiap himpunan dan Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM). Berbeda dengan tahun sebelumnya, proses administrasi tahun ini dapat dilakukan secara online melalui e-learning Politeknik STMI Jakarta. Pihak kampus juga akan menerapkan seminar dan sidang TA secara online melalui aplikasi pihak ketiga selama masa pandemik Covid-19.
Pihak kampus telah membuat alur dari prosedur permohonan tugas akhir, seminar dan sidang online. Sonny Taufan selaku Pembantu Direktur (Pudir) I bagian Akademik menjelaskan bahwa terdapat empat pihak yang terlibat didalamnya. “Pihak pertama dari mahasiswa, pihak kedua dari Prodi, pihak ketiga dari dosen pembimbing, penyanggah dan penguji, serta terakhir adalah bagian Akademik dan Keuangan,” jelas Sonny. Selain itu, nantinya terdapat 24 prosedur yang akan dilewati, mulai dari pengajuan proposal TA hingga selesai sidang dan dinyatakan lulus. Sonny menerangkan bahwa ada beberapa poin yang berkaitan langsung dengan mahasiswa, yaitu poin 1, 4, 11, 13, 14, dan 21. “Apabila poin nomor 13 tidak lulus, maka akan kembali ke poin 4,” tambah Sonny.
Dok. Politeknik STMI Jakarta
Dalam administrasi pengajuan proposal TA hingga sidang, terdapat beberapa submenu yang harus diselesaikan oleh mahasiswa pada e-learning.stmi.ac.id. Hal tersebut dijelaskan oleh Fadhla Fanini, anggota tim yang mengembangkan sistem pengajuan sidang TA online ini. “Saat sudah login, ada menu seminar/ sidang. Didalamnya terdapat lima submenu, yaitu mengajukan proposal TA, mengajukan seminar, perbaikan seminar, pengajuan sidang, dan perbaikan sidang,” tutur Fadhla. Ia juga menambahkan bahwa segala file yang diinput oleh mahasiswa harus divalidasi terlebih dahulu oleh pihak terkait agar bisa melakukan tahap selanjutnya.
Tak hanya pengajuan sidang online saja, Politeknik STMI Jakarta juga melakukan peningkatan dan perubahan terkait proses administrasi tersebut, salah satunya adalah pembayaran. Saat ini pembayaran dapat dilakukan melalui ATM atau transfer online menggunakan dompet digital. “Kampus hanya punya satu nomer rekening, yaitu Bank Mandiri. Selain itu, bisa ditransfer melalui aplikasi dompet digital. Sekarang dari mana saja bisa (transfer),” tutur Sonny.
Selain pembayaran, info penting lainnya ialah mengenai sertifikasi TOEFL dan LSP yang menjadi syarat pendaftaran sidang pada tahun sebelumnya. “Tahun ini tidak ada sertifikasi TOEFL dan LSP. Namun kalau ingin menambahkan prestasi berkaitan dengan kemampuan kalian ada namanya Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI). Itu bisa ditambahkan disitu,” ungkap Sonny.
Walaupun sistem pengajuan proposal TA, seminar, dan sidang ini telah dapat digunakan, saat ini sistem tersebut belum bisa memberikan notifikasi langsung kepada mahasiswa yang telah melakukan proses pengajuan. “Saat ini memang tidak ada notifikasi dari sistem. Tapi kedepannya kita akan usahakan memasukkan notifikasi minimal dari SMS,” tutur Ulil Hamida, selaku Pimpinan Proyek sistem ini.
Selain itu, kampus juga belum dapat memastikan perihal waktu maksimal untuk memvalidasi file mahasiswa. Hal ini dikarenakan yang memvalidasi file tersebut bukan hanya satu pihak. Saat ini hanya pihak Keuangan yang telah berkomitmen akan melakukan validasi tersebut dalam dua hari kerja. “Kalau dari Prodi belum bisa dipastikan waktunya karena masih memiliki beberapa hal yang perlu diselesaikan,” tutur Sonny. Ia juga menghimbau kepada mahasiswa tingkat akhir untuk segera mengajuakan proposal TA sesegera mungkin. “Misalnya, ada lima orang yang mendaftar pada minggu ini diusahakan Prodi bisa mengeceknya. Tapi kalau ada 50 orang yang mendaftar, belum tentu bisa. Maka dari itu, kami juga butuh komitmen dari mahasiswa jangan sampai melakukan penginputan TA ramai-ramai di akhir,” ucap Sonny.
Khairil Ilzam
