lpmindustria.com – Pandemi yang tak kunjung berakhir membuat Politeknik STMI Jakarta sepakat memutuskan Pengenalan Kehidupan Kampus bagi Mahasiswa Baru (PKKMB) tahun 2020 diselenggarakan secara online. Sistem pelaksanaan dan persiapan yang berbeda dengan tahun sebelumnya membuat panitia mengalami beberapa kendala dalam proses persiapannya.
Berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya, Politeknik STMI Jakarta memutuskan untuk mengadakan kegiatan PKKMB secara daring untuk menghindari risiko penularan Covid-19. “Agenda PKKMB ini sudah mundur dari awal Agustus menjadi awal September. Jika pelaksanaannya ditunda kembali, mahasiswa baru akan kebingungan saat pengisian KRS dan perwalian pada tanggal 10 September nanti,” ungkap Febyan D. Pramanta selaku Ketua Pelaksana PKKMB 2020 dari perwakilan kampus. Selain itu, Febyan menambahkan bahwa PKKMB dapat membantu para mahasiswa baru untuk dapat mengetahui tentang kehidupan kampus, sistem perkuliahan, aturan-aturan akademik, serta cara pembayaran uang semester.
Menjelang beberapa minggu pelaksanaan PKKMB 2020, panitia telah melakukan beberapa persiapan yang dilakukan secara daring dengan menggunakan grup Whatsapp dan aplikasi Zoom. “Untuk pemateri dan konsep acara sudah sampai pada tahap final, namun untuk rundown dan persiapan lainnya hampir sembilan puluh persen final karena masih ada tahap finalisasi,” tutur Febyan. Hal serupa pun disampaikan oleh Ahmad Dustury atau yang kerap disapa Tutun selaku Ketua Pelaksana dari perwakilan mahasiswa, ia mengatakan bahwa persiapan yang dilakukan saat ini adalah pematangan konsep serta sistem pelaksanaan acara. “Konsepnya adalah ‘High Creature’ dengan kepanjangannya adalah ‘Creating the Future with High Technology and High Touch’,” jelas Tutun.
PKKMB daring yang akan dihadiri oleh 340 mahasiswa baru ini akan dimulai dengan briefing antara panitia dengan para mahasiswa baru pada tanggal 29 Agustus 2020 melalui aplikasi video conference, yaitu Zoom. “Briefing tersebut berguna untuk mendapatkan penjelasan mengenai pembagian kelompok, pengenalan panitia dan mentor, serta pembacaan tata tertib kegiatan. Kemudian kegiatan akan dilanjutkan pada tanggal 1-3 September 2020 dengan pemaparan materi seperti seminar via Zoom pada umumnya,” ungkap Tutun. Tidak hanya itu, Febyan pun menuturkan perihal adanya virtual breakout room saat pengenalan himpunan yang akan berjalan secara pararel sehingga dapat dikelompokkan sesuai dengan program studi (prodi).
Selain itu, panitia juga akan memonitor para mahasiswa baru selama acara berlangsung. Terutama mengenai ketertiban terhadap peraturan-peraturan yang telah ditetapkan. “Monitoring akan tetap ada walaupun tidak seketat saat offline dan akan dilakukan juga pengecekan seragam oleh mentor dan divisi keamanan ketika PKKMB berlangsung,” ucap Febyan.
Adapun waktu pelaksaannya akan sama seperti PKKMB pada tahun sebelumya, yaitu dari pagi hingga sore dan diselingi dengan waktu untuk istirahat, salat, dan makan (ishoma). Tutun menyampaikan bahwa, mahasiswa baru diperkenankan meninggalkan ruangan Zoom saat waktu ishoma dan kembali bergabung setelah waktu tersebut berakhir. “Oleh karena itu, para host akan tetap siap di Zoom. Sementara itu, divisi keamanan dan mentor akan mengingatkan para peserta untuk segera kembali melalui obrolan di grup Whatsapp,” ucapnya.
Terkait dengan waktu pelaksanaan PKKMB daring yang berlangsung cukup lama, Febyan menyatakan bahwa pihak kampus tidak memberikan subsidi kuota. “Sudah kewajiban bagi mahasiswa baru untuk memberikan effort yang besar saat pengenalan berlangsung. Kita sudah menginformasikan bahwa PKKMB diadakan secara online sehingga mereka dapat mengalihkan biaya transportasi, sewa tempat tinggal, dan lain-lain, menjadi biaya kuota,” ungkap Febyan.
Namun, Febyan juga menuturkan bahwa pemberian subsidi kuota kepada panita adalah hal yang sedikit krusial. “Masih dikoordinasikan untuk mengundang panitia dari pihak mahasiswa ke kampus guna mendapatkan jaringan wi-fi yang stabil. Hal tersebut juga akan mempermudah koordinasi dengan panitia dari pihak kampus,” tambahnya.
Dalam proses persiapan acara tersebut, ada beberapa kendala yang dihadapi oleh panitia, terlebih persiapan dan acara PKKMB dilakukan secara daring. “Tidak adanya referensi dalam pengadaan PKKMB online, koordinasi yang sulit dilakukan secara daring, serta penyesuaian terhadap konsep yang baru menjadi kendala terberat persiapan kegiatan ini,” tutur Febyan. Hal serupa pun disampaikan oleh Tutun. “Dalam persiapan ini, kesulitan dalam membuat susunan acara dan mengungkapkan pendapat dengan leluasa,” kata Tutun.
Meskipun terdapat cukup banyak kendala, panitia dari pihak kampus maupun mahasiswa bekerjasama dengan baik dan saling memberikan dukungan penuh. “Dukungan yang diberikan oleh pihak kampus berupa ruang rapat Zoom tanpa batas waktu dan jumlah peserta. Manajemen kampus juga sangat mendukung konsep yang kami bawa,” jelas Febyan. Tutun menambahkan bahwa panitia dari mahasiswa mengatasi kendala-kendala tersebut dengan melakukan komunikasi secara intens dan saling menyemangati sehingga panitia dapat menjalankan tugas dengan baik.
Febyan mengharapkan agar acara PKKMB tahun ini dapat berjalan dengan lancar dan masalah teknis yang dihadapi saat acara berlangsung dapat diatasi dengan cepat. “Para mahasiswa baru diharapkan dapat turut aktif walaupun PKKMB tahun ini diadakan secara daring karena kegiatan ini juga dilakukan untuk mereka. Panitia juga diharapkan dapat tetap aktif dan semangat untuk menyukseskan acara ini walaupun dengan keterbatasan yang ada,” harap Febyan.
Nurhalizah Wulan
